Der Ordner fürs Papier

„Freie in Kreativ-Berufen fallen stets dadurch auf, dass Sie beim Umzug einen Karton mehr transportieren müssen, als andere!“ Diese spaßig gemeinte Beschreibung meint die 10 Buchführungsordner, die wir Freie 1 Jahrzehnt lang aufzubewahren haben. Pro Jahr ein Ordner! Trotz eines elektronischen Büros bleibt da nämlich noch genug übrig, dass wir im Originalzustand über ein Jahrzehnt fürs Finanzamt lagern müssen. Alle berufliche Korrespondenz, Verabredungen, Verträge, Angebote, Gesprächsprotokolle und –notizen. Und nicht nur Dinge, die mit unseren Aufträgen im Zusammenhang stehen.

Die Krankenkasse, die Künstlersozialkasse, unsere Renten-, Kfz-, Berufshaftpflicht- und die gesetzliche Unfallversicherung, unsere Bankunterlagen (falls wir nicht ohnehin alles als pdf erhalten) inklusive der Kreditkartenabrechnungen und ähnliche Dinge füllen regelmäßig unseren Briefkasten. All dies gehört dann auch gelocht und ganz konventionell abgelegt.

Dafür reicht wirklich ein 80-mm-Ordner für ein Jahr. Auf dem Rücken steht das Jahr und hinein kommt alles, was in diesem Jahr Formelles in Papier angefallen ist. Lieber zu viel als zu wenig! Alle kleinen Belege – Fahrkarten, Parkticket, allerlei Quittungen und Belege, werden in Kunststoffhüllen (mit Heftrand) abgelegt. Vielleicht schreiben wir die Nummer des entsprechenden Buchführungskontos vorne drauf und verfügen am Ende über eine komplette Ergänzung unserer digitalen Buchführungsanlage.

Bei der Durchsicht meines jüngsten Jahresordners fand ich auch die Bankbescheinigungen fürs Finanzamt (ich empfehle die vorausgefüllt Steuererklärung), Spendenbestätigungen, Depotabrechnungen, Abrechnungen für etwaige Beteiligungen (Genossenschaft) und die Jahresabrechnungen mit den bestätigten Beitragszahlungen von der Krankenkasse und der Künstlersozialkasse.