GoBD – das Kürzel für mehr Steuer-Frust?

Neue Vorschriften ab 2020 – Handy-Fotos von Belegen sind nun offiziell erlaubt –

aktion über staatliches Handeln so richtig schön aufregen: „Wollen Sie, dass das Finanzamt künftig Ihre Einnahmen und Ausgaben schätzt und Ihre Steuern raufsetzt?“ Was den geistigen Vater der WISO-Steuer-Software schon 2017 massiv empörte, ist ein schlichtes Schreiben aus dem Bundesfinanzministerium, 37 Seiten lang und noch nicht mal ganz neu. Es stammte aus dem Herbst 2014 und wurde Ende November 2019 nochmals überarbeitet und als Grundsatzanweisung an die oberen Finanzbehörden der Länder versandt.

Ab dem 1. Januar 2020 sind die knapp 200 Regeln aktualisiert und teilweise auch präzisiert und gelten für jeden, der Gewinne macht! Damit auch für Journalisten – vom freien Mitarbeiter ohne Mehrwertsteuer bis hin zur erfolgreichen Edelfeder, die „im Nebenerwerb“ noch Honorare für Bücher oder Vorträge kassiert. Was zuvor unter dem Begriff „Registrierkassenpflicht“ nur zum Inhalt von Theken- und Friseursprächen taugte, beschäftigt nun auch alle anderen: Schriftsteller und andere “kreative“ Freiberufler, kleine Agenturen und freie Mitarbeiter. Denn Bagatellgrenzen für die Anlage EÜR an unsere Einkommensteuererklärung gibt es nicht! Die Langfassung des Kürzels GoBD lässt erahnen, was bereits seit Anfang 2017 für uns alle zur Pflichtaufgabe wurde: „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Wirklich neu ab 2020 ist allein die Möglichkeit, Belege auch mit dem Smartphone zu fotografieren. Aber bitte nur mit Verfahrenserklärungen und ohne, dass die Papieroriginale danach vernichtet werden …

Was den pensionierten ZDF-Mann Alt sowohl damals als auch heute beschäftigt, klingt eigentlich ganz harmlos, wie so oft bei der Verwaltung. Unsere Belegablage muss nachprüfbar und unveränderbar sein, es muss Datensicherheit für 10 Jahre herrschen und was digital vorkommt, muss auch digital und revisionssicher ein Jahrzehnt überdauern. Verantwortlich ist dafür nicht der Steuerberater, sondern der Steuerpflichtige! So weit, so harmlos. Erst am Beispiel wird deutlich, wie verzwickt das Ganze sein kann.

Unsere Telefonrechnung: erreicht uns oft als pdf-Datei, die einer Mail angehängt wurde. Dann gilt die Mail als „Briefumschlag“ – für den gelten die GoBD-Regeln nicht – immerhin. Das pdf-Dokument könnten wir ausdrucken („Unveränderbarkeit“) und in unserem Steuerordner ordentlich nummeriert  (Ablagevorschrift) ablegen („Nachvollziehbarkeit“). Wir müssten nur die vorgenommene Änderung (den Ausdruck des pdf auf Papier) revisionssicher in einem Datenmanagement-Protokoll (Verfahrensdokumentation) revisionssicher festhalten. Aber was machen wir danach mit dem pdf? Löschen geht nicht! Denn die eingehende Rechnung ist nach den GoBD-Regeln „in dem Format aufzubewahren, in dem sie uns erreichte.“ Laden wir uns die Telefonrechnung beim Provider von dessen Website runter oder bekommen sie gar innerhalb einer E-Mail zugesandt, fällt die „Briefumschlagregel“ weg und die Mail ist daten- und steuerregeltechnisch unveränderbar und dennoch maschinell auswertbar abzulegen. Denn im Zuge einer Betriebsprüfung darf unser Finanzamt auch in unseren Rechner schauen und dort prüfen, wobei das Zeugnisverweigerungsrecht sehr „großzügig“ berücksichtigt wird.

Noch „unterhaltsamer“ klingt für Günter D. Alt die Lösung unseres Honorarrechnungsproblems: Wir schreiben unsere Angebote, Rechnungen, Abrechnungen, Kalkulationen und Reisekosten-          Übersichten beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm wie WORD. Ist das Dokument geschrieben, wird es ausgedruckt und einerseits „per Sackpost und Briefmarke“ unseren Auftraggebern gesandt und andererseits ordentlich nummeriert und gelocht in unseren Steuerordner eingefügt. Soweit, so gut und GoBD-konform. Haben wir aber die Rechnung nicht nur ausgedruckt sondern auch auf unserem Rechner gespeichert oder gar in ein pdf umgewandelt, um es anschließend per Mail unserem Auftraggeber zu mailen, wurde dabei ein (oder gar mehr als ein) digitales Dokument erstellt, für das nach GoBD komplett andere Regeln gelten. Was uns dazu fehlt, ist das „elektronische Archiv“, das den GoBD-Regeln entspricht.

Bei der elektronischen Ablage von Belegen wie Rechnungen, Quittungen, Kalkulationen und Angeboten sowie allen steuerlich-relevanten Buchführungsunterlagen gilt als Wichtigstes die Unveränderbarkeit. Eine doc-Datei ist schnell überschrieben und selbst ein pdf-Dokument lässt sich verändern, neu datieren oder überschreiben. Wenn wir das Systemdatum unseres Rechners für wenige Minuten verändern, sind sogar komplette Buchungen oder automatische Steuerausdrucke schnell „korrigiert“. Wann also ist ein Buchhaltungsvorgang nachvollziehbar, eine zulässige Korrektur oder Anpassung nachprüfbar, die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen beweisbar, die Datensicherheit für zehn Jahre gegeben und ein offizielles Datenlese-Hintertürchen für das Finanzamt aufgehalten? Können wir überhaupt die GoBD und zusätzlich noch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ – beim Finanzamt GDPdU genannt – einhalten?

Auf dieser Website findet sich bei allen Manuskripten der kreative Freiberufler mit Honorareinnahmen unter 100.000 Euro, einem Betriebskostenanteil von um die 25 Prozent und einem Arbeitsplatz nicht selten im heimischen Wohn- und/oder Arbeitszimmer vor dem geistigen Auge des Schreibers. Und ich möchte gerne simpel, preiswert, transparent, steuersparend und möglichst wenig zeitraubend meine Einnahmen und Ausgaben aufrichtig und fehlerfrei dokumentieren und dem Finanzamt mitteilen. Ob das GoBD-konform ist, weiß ich nicht. Aber es ist stimmig und ehrlich! Ich finde, mehr kann dieser Staat von mir nicht verlangen.

 

„Meine“ Regeln:

GoBD will, dass Einnahmen, Ausgaben und alles Drumrum „revisionssicher“ abgelegt wird. Der einfachste Weg besteht darin, einem Softwarehaus zu Preisen ab zirka 500 Euro jährlich den Auftrag dafür zu geben. Dafür erhalten wir einen Platz in einer Firmen-Cloud, die Revisionssicherheit garantiert und entsprechend zertifiziert ist.

Um GoBD vorschriftengerecht zu realisieren, ist dieses Zertifikat aber nicht vorausgesetzt. Ich habe für mich eine andere Lösung gefunden:

  1. Was im Original als Papierbeleg entsteht, wird wie schon immer, in Papier ordentlich abgelegt und 10 Jahre lang aufbewahrt. Also alle Korrespondenz, Verabredungen, Verträge, Angebote, Gesprächsprotokolle und –notizen,
  2. Bankkontoauszüge, Providerrechnungen, Honorarrechnungen, die ich an meine Auftraggeber als pdf versende, pdf-Abrechnungen von meinen Auftraggebern, Fahrkarten und Flugtickets, die ich herunterlade oder als Anhang einer Mail geschickt bekommen sowie alle anderen relevanten pdf-Dateien „wandern“ auf meinen Rechner in ein Buchführungsverzeichnis – nachvollziehbar in Unterverzeichnissen sortiert.
  3. Alle anderen Dateianhänge aus dem Mailverzeichnis, die irgendwie Buchführungs-relevant sind, sichere ich ebenfalls in einem Buchführungsverzeichnis mit entsprechenden Unterverzeichnissen zur leichten Übersichtlichkeit.
  4. Nachdem ich meine Ein- und Ausgaben-Buchführung in einem DATEV-Kontenplan- organisierten Programm erfasst habe, werden alle Buchungen festgeschrieben. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die Unveränderbarkeit und Manipulationssicherheit. Dem Finanzamt gegenüber kann damit das Datum der Festschreibung dokumentiert werden.
  5. Alle Vorauszahlungen werden von mir als pdf gespeichert, auch wenn sie im System per ELSTER online übertragen sind.
  6. Nachdem am Jahresende (bzw. am Beginn des neuen Jahres und den letzten Dezember- und Jahresbuchungen) alle Buchungen des Steuerjahres festgeschrieben sind, wähle ich unter den Exportformaten meines Buchführungsprogramms die Funktion „GoBD“ und wähle mindestens die vergangenen drei bis vier Jahre aus (falls schon so lange freiberuflich tätig).
  7. In dieser GoBD-Exportdatei, die auch für die Betriebsprüfer des Finanzamtes vor entsprechenden Außenprüfungen anzufertigen ist, sind alle Infos zu Einnahmen und Betriebsausgaben, zu den Firmendaten, dem Sachkontenstamm sowie den Anlagegütern erfasst.
  8. In meinem Buchführungsverzeichnis sind auch alle Sicherungsdateien meines Buchführungsprogramms (hier wird nach jeder monatlichen Buchungsphase gesichert!), alle Sicherungsdateien auch der Berechnung der Einkommensteuer, alle ELSTER-Protokolle und sämtlicher anderer Dateien gespeichert, die irgendwie fürs Finanzamt relevant sein könnten.
  9.  Zur Abrechnung gehören auch die (Sozial-)Versicherungsbescheide (auch KSK), Die Gebührenbescheide für das Radio im Dienstwagen und anderes.
  10. Schließlich sichere ich alle Mails, die zur Not während einer Betriebsprüfung auch offline wieder lesbar gemacht werden können. (bei mir: .pst-Dateien)

Alle Daten – unterm Strich sind das gar nicht so viele – passen problemlos auf eine nicht wieder-beschreibbare CD oder DVD. Von der fertige ich niemals nur eine Scheibe an, sondern zwei oder drei (die kosten wirklich kein Geld …) und verfüge nach einem Einbruch, dem Brand- oder Wasserschaden oder anderen Gewalten noch „bei Oma“ über alle Finanz-relevanten Daten und Unterlagen. Revisionssicher, nachprüfbar, unveränderbar. So, wie es das Finanzamt gerne möchte!