Wie funktioniert das mit der Buchführung?-Änderungen ab 2020 – Kleinunternehmer bis 22.000 Euro

Smartphone-Schnappschüsse werden zukünftig vom Finanzamt akzeptiert

Überlegungen, das Finanzamt zu betupfen, sollen angeblich selbst bei den seriösesten und ansonsten ehrlichen Zeitgenossen vorkommen. Ich finde, das ist überflüssig! – Und außerdem wenig sozial … Ich möchte mich in diesem Text jedoch nur den Nachweisen von kreativ-tätigen Freiberuflern widmen. Ihr Jahresergebnis wird in einer sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung zusammengefasst und als „Anlage EÜR“ der Einkommensteuererklärung zugefügt. Und wie bei Freiberuflern vorgeschrieben, wird die Anlage EÜR ebenso wie die Umsatzsteuererklärung (falls Mehrwertsteuer berechnet wird) sowie die Einkommensteuererklärung online per ELSTER ans Finanzamt übertragen.

Doch beginnen wir von vorn:

Unsere Einnahmen heißen Honorar. Manchmal gehört zur Honorarüberweisung auch ein Spesenersatz, ein Dokumentationszuschlag, der Preis für eine Bahnfahrkarte, ein Flugticket oder das Kilometergeld für unseren PKW. Alles heißt Einnahme und wenn wir über ein kleines (Freeware) oder auch großes (reicht auch für ein mittelständisches Unternehmen) Buchführungstool verfügen, dann kommt der Überweisungsbetrag auf ein Einnahmen-Konto der Buchführung.

In unserer Buchführung (großes Wort für ein bisschen Zahlensalat!) kommt das Kürzel DATEV vor. Das ist eine Genossenschaft und der IT-Dienstleister für Steuerberater und andere. Damit unsere Buchführung einigermaßen standardisiert ist, gibt die DATEV Kontenpläne heraus – für viele von uns den Kontenplan DATEVT 03 oder 04. Jedes zugelassene Buchführungsprogramm nutzt auch diese Kürzel – egal ob Freeware oder teuer! Und von den vielen Konten, die darin aufgeführt sind, benötigen die allermeisten von uns nur ein gutes Dutzend, weil 80 Prozent unserer Betriebsausgaben Mobilität und Kommunikation betreffen.

Weiter zu den Einnahmen: Unterteilt werden sie allein nach dem Mehrwertsteuersatz, der für unser Honorar gilt: 7 Prozent (Konto 8300) für Medien, 0 Prozent (Konto 8100) z.B. für Seminare, für die wir eine Bestätigung der Oberfinanzdirektion vom Seminarveranstalter erhalten haben, oder 19 Prozent (Konto 8400) für alles andere. „Im Zweifel immer 19 Prozent“ (offenbar einer der Lieblingssätze für Kreative von Steuerberatern) ist jedoch falsch und kann so richtig teuer werden!

Das war schon alles! Als Nachweis legen wir unsere Rechnungen oder Abrechnungen, unsere Kontoauszüge oder alle Briefe und Mails (elektronisch) ab, die als Nachweise unserer Aufträge und der Bezahlungen dienen können. Alles heben wir 10 Jahre lange auf. Doch über die Dokumentation und Aufbewahrung (GoDB) für das Finanzamt später mehr.

 

Unsere Ausgaben ohne Steuern

Nun zu den Ausgaben. Dort ist es nicht ganz so übersichtlich. Doch unsere beruflichen Ausgaben – die sogenannten Betriebsausgaben – sind für unsere Steuerabrechnung enorm wichtig. Denn unsere Steuern werden erst dann berechnet, wenn wir von den freiberuflichen Einnahmen die Betriebsausgaben abgezogen haben. Beispiel: wir verfügen über 20.000 Euro Betriebseinnahmen und 4.000 Euro Betriebsausgaben. Dann werden 16.000 Euro als „Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit“ in unserer Einkommensteuererklärung erfasst. Nicht mehr! Nur diese eine Zahl. Alles andere wird von der Anlage EÜR online ans Finanzamt übertragen – mit wenigen Mausklicks!

Oder auf die einzelne Bahnfahrtkarte runterberechnet: Wenn wir sie kaufen, wird sie als Betriebsausgabe gebucht. Erhalten wir ein Honorar inklusive der Fahrkartenerstattung, wird alles als Einnahme gebucht. Die Folge: Die Fahrkarte ist das, was Laien als „durchlaufenden Posten“ bezeichnen. Der Preis der Fahrkarte ist abgezogen, bevor unsere Steuern berechnet werden – quasi einkommenssteuerlich neutralisiert. Und so ist es mit allen Ausgaben, die „unternehmerisch veranlasst“ wurden. Also für alles, was wir zur Erzielung von Honorareinnahmen genutzt haben.

Da gibt es individuelle Kosten, wie die Bahnfahrkarte und den Restaurant-Quittungsbeleg oder dauerhafte Kosten, wie die unseres Arbeitsplatzes, von Hard- und Software, Smartphone oder Providerabrechnungen. Zur Unterscheidung all dieser Kosten gibt es auch dafür Buchhaltungskonten. Eine Übersicht findet sich am Ende des Artikels.

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